• Samarony Batista

10 passos para fazer um evento inesquecível

Organizar eventos é uma tarefa bastante desafiadora e que exige planejamento e experiência. Mas se você está precisando de ajuda para organizar um evento pela primeira vez, esses 10 passos vão te ajudar.

Durante alguns anos, trabalhei fazendo gestão de eventos e sei o quão é difícil até que se adquira experiência para se fazer eventos inesquecíveis para os seus convidados. Pensando nisso, decidi compartilhar um pouco da minha experiência para ajudar você a organizar os seus primeiros eventos, mesmo sem muita prática. Você vai ver que não é nada muito complexo, mas é necessário muito planejamento e dedicação. Confira agora os 10 passos para fazer um evento inesquecível:


Passo 1 - Brainstoming: A melhor maneira de se começar a pensar em um evento, sem sombra de dúvidas, é com uma tempestade de ideias, o brainstom. Reúna todos os responsáveis na organização do evento e comecem a dar todas as ideias possíveis, mesmo as mais mirabolantes. Esse é o momento para abusar da criatividade, então, não se preocupe se você achar que sua ideia é uma bobagem, NÃO! É pra isso que serve o brainstom, pra dar asas à imaginação, quebrar o gelo do comitê e extrair boas ideias para os próximos passos que estão por vir.


Passo 2 - Classificação do evento: Essa etapa pode ser discutida paralelamente com o Passo 1. Analise como você quer o formato do seu evento e o porte que ele terá. Em relação ao formato, ele pode ser uma palestra, formatura, aniversário, videoconferência, premiação, lançamento de um produto, entre muitos outros. Já em relação ao seu porte, ele pode ser classificado desde um evento pequeno (+200 participantes) a um mega evento (+5000 participantes). Converse com o comitê para que se chegue em um acordo sobre qual será o melhor formato do evento. Você pode encontrar mais detalhes sobre a classificação dos eventos nas Normas da ABNT.


Passo 3 - Comece o planejamento: Agora é o momento de filtrar todas as ideias que foram discutidas no brainstom. Uma ideia legal é você criar um documento compartilhado no Google Docs para que todos do comitê do evento possam trabalhar colaborativamente, assim, você otimiza o seu tempo e evita reuniões desnecessárias. Trace os objetivos e faça uma introdução sobre o que será o seu evento. Coloque tudo no papel para que o seu planejamento fique o mais detalhado possível. Lembre-se, um bom evento é resultado de um bom planejamento.


Passo 4 - Elabore um cronograma: Dentro do seu planejamento, o cronograma é uma das etapas mais importantes, eu costumo dizer que é o coração do evento. Coloque todas as etapas que você precisará executar juntamente com as datas e horários que elas deverão ser concluídas.


Passo 5 - Não esqueça do orçamento: Existem duas maneiras de se conceber um evento. A primeira é quando já se tem um orçamento definido, então você terá que distribuir o budget para todos os serviços que você precisará contratar. Já o segundo caso é o evento que você e seu comitê propõem para um determinado fim, então, a elaboração de um orçamento dentro do planejamento servirá para que você apresente a proposta para a direção da empresa ou para os patrocinadores que você está buscando. Não esqueça de detalhar nenhum custo, como fornecedores, terceirizados, locação de espaços, artistas, entre outros. Seja completamente transparente para que seu orçamento seja aprovado.


Passo 6 - Em busca dos fornecedores: Buffet, local, músicos, iluminação, decoração, drinks, mestre de cerimônias, recepção, segurança... São muitos os serviços que você precisa contratar para o seu evento. O relacionamento com seus fornecedores precisa ser de confiança. Procure por empresas e profissionais com uma boa reputação, afinal, você quer o melhor custo-benefício, não é? Ah, se você contratar os fornecedores com bastante antecedência, é possível que você consiga bons descontos.


Passo 7 - Comunique os convidados: Dependendo do formato e porte do seu evento, considere convidar as pessoas com, no mínimo, 45 dias de antecedência, assim, todos podem se programar melhor. Nunca convide faltando poucas semanas para o evento, será bem provável que seus convidados já tenham outros compromissos no mesmo dia do seu evento. Escolha o melhor canal para comunicar as pessoas sobre o seu evento, seja pelas redes sociais, veículos de comunicação como rádio ou tv, e se for algo mais intimista, aposte nas cartas.


Passo 8 - Crie um roteiro: A condução do seu evento depende de um bom roteiro. Uma ideia legal também é que nesta etapa você crie um Google Docs compartilhado com o comitê do evento para que todos possam contribuir. Eu criei um modelo de roteiro que vai te ajudar muito durante esta etapa. Você pode baixá-lo de graça neste link e fazer as adaptações necessárias de acordo com o seu evento.


Passo 9 - O grande dia: Chegou o dia do evento. E se você fez um bom planejamento, não há com o que se preocupar. Quer dizer, nem tanto, pois imprevistos sempre acontecem e você deve estar preparado, pois eles são completamente previsíveis (é contraditório, mas é isso mesmo que você leu). Atrasos, tempo chuvoso, várias coisas podem acontecer durante o seu evento, mas você se preparou e planejou muito bem, por tanto, esses detalhes não vão arruinar seu trabalho. Tenha um plano B pra tudo.


Passo 10 - Pós-evento: Engana-se quem acha que o evento acaba quando termina. Um bom gestor de eventos não espera o evento esfriar. Nessa última etapa você deve coletar o máximo de informações possíveis sobre o que as pessoas acharam do seu evento para avaliar os resultados. Você pode fazer isso de diversas maneiras, como formulários de pesquisa, conversas informais ou observando as redes sociais para saber se as pessoas publicaram algo sobre seu evento. Escolha a melhor estratégia (ou todas elas) para coletar essas informações. Isso vai te ajudar a saber o que não foi uma boa ideia para que você não repita em um próximo evento.


Esses são os 10 passos que você deve seguir para planejar um evento. Mas se mesmo assim você acha que ainda não está preparado para planejar um evento por conta própria, eu te compreendo. Saiba que pode contar com a ajuda das Relações Públicas para que seu evento seja inesquecível, eu vou adorar te ajudar.


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